par Vous avez une réunion d’entreprise à venir ? Vous comptez y inviter beaucoup de mondes ? Des collaborateurs internes et externes de votre société ? Faites attention à l’organisation. C’est le gage de la réussite de votre évènement. Ce qui peut aussi impacter votre réussite et le bon développement de votre activité. Alors, pour vous aider, voici quelques points importants de la préparation d’une réunion.
Choisir la bonne salle
De préférence, organisez votre réunion dans un endroit à part de votre siège. Pour cause, vous allez éloigner les participants d’un cadre professionnel qu’ils connaissent et qui les stresse. Ce qui sera plus propice à la concentration. En outre, cela va donner un côté plus convivial et plus intéressant à votre évènement.
Donc, la première étape est de choisir la bonne salle de réunion. Pour ce faire, il importe de vous attarder sur quelques détails :
- L’accessibilité : Certes, vous pouvez choisir une salle loin de votre ville d’activité. Mais, assurez-vous que l’établissement soit facile d’accès pour tout le monde. Ce doit être le cas que vos invités aient ou non une voiture.
- La taille : La salle de réunion doit être à même d’accueillir et d’assurer le confort de vos invités. Vérifiez les capacités.
- La capacité d’adaptation : Optez pour une salle qui peut être modulée à votre guise. Ce qui vous permettra de prévoir des repas comme des espaces de jeux si besoin.
- Des matériels à disposition : Tel est le cas des tables et des chaises, mais aussi les micros, les écrans interactifs, les paperboards, etc. C’est plus simple pour vous éviter de tout transporter du bureau.
- Les tarifs : Le prix de la location doit être à votre portée. Il ne s’agit pas non plus de vous endetter pour une réunion professionnelle. Comparez les propositions et les différentes prestations proposées par les loueurs en ligne.
- La facilité de réservation : Vous devez pouvoir tout faire en ligne ou par téléphone. C’est plus pratique.
Faire la liste des convives et envoyer les invitations
Vous avez la salle ? Mais, qu’en est-il des invités ? En fonction des thématiques à aborder, vous pouvez avoir envie de trier les membres de votre personnel. Dans ce cas, comme dans d’autres, trouvez le moyen d’informer formellement les convives de la réunion à venir.
Autrement dit, envoyez des invitations. Pour un évènement professionnel, un simple mail suffit. Assurez-vous de dire à chacun de vos invités de confirmer leur présence à l’évènement. Ce doit être fait quelques jours avant le J. Cela aide aussi dans l’organisation de l’évènement.
Personnalisez et travaillez votre message d’invitation. Le but étant aussi d’inciter vos invités à venir le moment venu.
Prévoir un traiteur pour toute la durée de votre réunion
Évidemment, vous n’allez pas vous contenter de vous réunir et de discuter. Même si la réunion ne dure qu’une journée, vous aurez besoin de vous sustenter. Quelques pauses seront les bienvenus afin de garantir le confort des participants. Cela aide aussi à maintenir leur concentration.
Pour cela, vous allez avoir besoin de l’aide d’un service traiteur. Il doit préparer le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner si vous restez sur place. Il faut également des collations pour les pauses de 10 heures et de 16 heures.
Vous éviterez de devoir chercher un autre service traiteur si vous choisissez bien votre salle de réunion. En effet, certaines proposent ce genre de prestation à leurs clients. Dans tous les cas, prenez le temps d’organiser le repas avec votre chef et de goûter les menus avant le jour J. Cela peut aussi impacter la réussite de votre évènement.
Prévoir quelques activités autres que les points du jour proprement dit
Le jour de la réunion, vous avez certainement déjà prévu l’ordre du jour et quels sont les points importants à voir. Mais, cela ne fait pas tout. Pour garantir la réussite de ce genre d’évènement, on vous conseille quelques activités ludiques et sympathiques supplémentaires. C’est parfait pour soulager un peu la pression et pour mettre à l’aise les invités. En outre, cela les convaincra de participer à la prochaine réunion s’il y en a.
Par ailleurs, les activités de groupes permettent de renforcer les liens entre les membres de votre équipe. Elles sont idéales pour améliorer la communication et faciliter le travail ensemble. Ce sont des détails qui, comme vous le savez, impactent grandement la réussite de votre entreprise.
Pas besoin de dépenser toute la journée avec des animations. Quelques heures, voire quelques minutes suffisent. Tout dépend aussi de vos disponibilités au cours de la journée.
Inutile de vous dire que pour profiter à fond de la journée, vous devez tout préparer à l’avance. Cela va des intervenants aux thématiques à aborder. On vous conseille même de chronométrer chaque animation en laissant un léger battement pour les imprévus. Cela vous évitera les mauvaises surprises le moment venu.
